En función del tipo de cliente de que se trate, de sus necesidades, de su situación y de otras variables, el procedimiento a seguir puede variar considerablemente. Pero el esquema tipo del procedimiento podría ser el siguiente:
- Entrevista con el cliente para conocer cuáles son sus objetivos concretos, los mensajes que pretende transmitir, y conocer a grandes rasgos su actividad general.
- Análisis de la información recopilada y valoración de la misma, resultando en el planteamiento de un plan de comunicación, que puede ser puntual, periódico o continuado en el tiempo, en función del planteamiento inicial del cliente y/o de las necesidades o carencias observadas.
- Reunión con el cliente para consensuar y concretar objetivos, diseñar líneas maestras y exponer las posibles dificultades y ventajas a la hora de difundir determinados mensajes, así como sugerir otras posibilidades observadas en el proceso.
- Elaboración de los borradores del material informativo de que se trate (nota de prensa, noticia, dossier, carta, discurso, boletín…).
- Valoración del posible procedimiento a seguir: emisión de un comunicado, convocatoria de rueda de prensa u otro encuentro con los medios (desayuno informativo, visita a instalaciones, acto social…).
- Selección y contacto de destinatarios potenciales (medios de comunicación y/o profesionales concretos).
- Preparación y envío o distribución de la convocatorio y/o el material informativo, incluyendo la edición e impresión de todos los textos que sean precisos.
- Asistencia a la rueda de prensa o a cualquier otro tipo de encuentro con los medios si es el caso.
- Control de la repercusión obtenida en los medios y elaboración del correspondiente informe, incluyendo la posibilidad de una valoración económica.